Как писать эффективные деловые письма. Часть 1

«Умение хорошо писать — не врождённый дар, а навык, который вы можете развивать подобно многим другим», — считает Брайан Гарнер. Адвокат, лексикограф и учитель Брайан в свой книге «Эффективные письменные деловые коммуникации» делится своим опытом написания деловых писем. Мы отобрали цитаты, которые помогут вам эффективно вести деловую переписку, а также улучшить свой навык писательства, если вы просто любите писать.

• • •

Книга и кексы

Осознанное чтение помогает писать

Найдите немного времени, чтобы изучить работу профессионалов. Это не должно быть тяжёлой рутинной обязанностью, не стоит заставлять себя делать это под конец долгого и утомительного рабочего дня. Выделите на такое чтение несколько свободных минут за утренним кофе или днём в перерыве между делами. Найдите хороший материал, чтение которого доставит вам удовольствие.

По мере возможности старайтесь ежедневно зачитывать хотя бы одну статью вслух, словно вы диктор. Читайте с чувством. Обращайте внимание на пунктуацию, формулировки, структурирование идей и расположение абзацев. Эта привычка поможет развить нужные навыки. А когда вы отточите своё мастерство осознанного чтения, вам останется только практика.

Это справедливо для любых качественных материалов и книг. Старайтесь понять почему автор использовал именно этот оборот, именно это сравнение. Постарайтесь понять мысль автора.

Бизнес-леди

Помните о целевой аудитории

Ваши читатели — занятые люди. И они вовсе не обязаны читать то, что вы им написали. Если вы не перейдёте достаточно быстро к сути дела, они вас проигнорируют — так же, как и вы сами игнорируете получаемые вами длинные, путаные послания.

Ваша задача при письме заключается в следующем:

• Быстро убедить получателя, что то, о чём вы пишете, важно, причём важно для ваших читателей, а не только для вас;
• Не терять времени зря, говоря об этом;
• Писать настолько ясно и по существу, чтобы читать написанное было легко и даже приятно;
• Использовать тон, располагающий к вам читателей, чтобы они захотели потратить время на чтение вашего сообщения.

Обращаясь к большой и неоднородной аудитории, концентрируйтесь на одном знакомом человеке.

Если вы сосредоточитесь на интеллигентом неспециалисте, который является частью вашей целевой аудитории, то сумеете достичь баланса между сложностью и доступностью.

Рабочий стол

Пишите в четыре этапа

1 — Безумец

Берите материал из памяти, исследований, наблюдений, бесед с коллегами и другими людьми. Пусть он появляется в результате рассуждений, размышлений и под воздействием воображения. Если собрать идеи и факты заранее, вы сумеете преодолеть нервозность при написании письма. Запишите все идеи в одном месте.

2 — Архитектор

Изложите в трёх предложениях законченные тезисы, которые передают суть ваших идей. Затем расположите их в наиболее логичном с точки зрения читателей порядке.

3 — Плотник

Пишите основательно и быстро черновой вариант. Не старайтесь довести до совершенства все формулировки, а то загоните себя в творческий тупик.

4 — Судья

Прочтите документ несколько раз, каждый раз внося необходимые правки и обращая внимание на один из аспектов: точность цитат, тон, логичность переходов и т.д. Оцените свежим взглядом его содержание и структуру: сказали ли вы всё, что необходимо, и сделали ли это наиболее эффективным способом? Затем внесите последние необходимые изменения.

Используйте графики для большей наглядности и ясности

• • •

Рабочие заметки

Пишите, чтобы отточить мастерство

Написание писем — лучший индикатор вашего навыка письма. И ещё это надёжный и безопасный способ попрактиковаться, чтобы подготовиться к написанию более сложных документов. Пишите благодарственные и поздравительные письма, письма-рекомендации (когда вас о них просят), письма-претензии, письма в редакцию, личные заметки (от руки) и другие возможные письма. Если вы научитесь писать их хорошо, то потом сможете написать практически что угодно.

Для развития навыка старайтесь писать несколько писем в неделю, и пусть значительную их часть составят написанные от руки. Они привносят в процесс переписки личную нотку и , если хорошо написаны, надолго запоминаются.

Для того, чтобы у вас получилось хорошее письмо, пишите аккуратно, старайтесь уместить его на одной странице. Следите, чтобы ваш тон был тёплым и доброжелательным, пусть чаще звучит слово «вы», чем «я», и — что немаловажно — используйте качественные, со вкусом изготовленные канцелярские принадлежности.

Пишите так же естественно, как говорите

Безжалостно избавляйтесь от таких формулировок:

В этой связи может быть отмечено, что...
Важно не забывать принимать во внимание, что...
Вызывает интерес то, что...
Невозможно не отметить, что...
Стоит особо подчеркнуть, что...
Не стоит забывать о том, что...
Нечего и говорить о том, что...

Неправильно Правильно
В максимально сжатые сроки Как можно скорее
В свете того факта, что Потому что
Подтверждаем получение Получили
В соответствии с нашей сегодняшней телефонной беседой Как мы обсуждали сегодня утром
В соответствии с вашими инструкциями, я сегодня провёл встречу с Павлом Петровым по поводу вышеупомянутых вопросов Как вы просили, я сегодня встретился с Павлом Петровым
Уведомляю вас о том, что крайний срок подачи заявки для участия в вышеупомянутом конкурсе — понедельник, 11 апреля 2016 года Крайний срок — 11 апреля 2016 года
Благодарю вас за проявленную любезность и готовность к сотрудничеству по данному вопросу. Благодарю вас
Заранее благодарю вас за проявленную любезность и готовность к сотрудничеству по данному вопросу. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас появится необходимость каких-либо уточнений в связи с данным запросом. Благодарю вас. Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Используйте специальные программы или приложения для проверки удобочитаемости вашего текста.

Позаботьтесь о читателе

Разбивайте документы на части при помощи подзаголовков, чтобы читателю было легче ориентироваться и находить для себя полезную информацию.

Пишите простым языком, ориентируясь на среднюю длину предложения в 20 слов;

Знание родного языка — отражение вашей компетентности. Обращайте внимание на грамматику и пунктуацию.

Просите коллег и подчинённых оценивать черновой вариант текста и предлагайте вносить необходимые правки.

Аргументируйте свои выводы. Не пытайтесь навязать своё мнение при помощи общих фраз.

Удивлённый читатель

Как удержать внимание читателя?

  • Умело используйте личные местоимения;

Не начинайте абзац с местоимения «я». Делайте упор на «мы», «наш», «вы», «ваш». Поддерживайте непрекращающуюся беседу с читателем, используя местоимение «вы».

Это относится к гражданам старше 65 лет = Если вам больше 65, то это относится к вам.

Следует запомнить = Вам следует запомнить.

Многие люди не представляют себе = Вероятно, вы не представляете себе.

  • Выражайтесь проще;
  • Избегайте страдательного залога;
Сообщение было отправлено Ваней Ваня отправил сообщение
  • Чередуйте короткие, средние и длинные предложения;
  • Расшифровывайте или заменяйте аббревиатуры;
  • Избегайте чрезмерной официальности;
  • Откажитесь от сарказма.

Рабочие заметки

Обобщайте

Помещайте резюме, содержащее наиболее важную информацию, в начало документа.

Обобщайте содержание каждого раздела в одном предложении, которое отвечает на шесть ключевых вопросов (Кто? Что? Когда? Где? Почему? Как?), и используйте полученные предложения для составления резюме текста.

Включайте в резюме лишь ту информацию, которая необходима получателю сообщения для понимания сути дела, — не больше и не меньше.


Как писать эффективные деловые письма. Часть 2